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HOTEL LEXIKON
Erklärung des Begriffs: Allotment
Der Begriff Allotment spielt im Hotelmanagement und in der Reisebranche eine bedeutende Rolle und bezieht sich auf ein spezielles Vertragsverhältnis zwischen einem Hotel und einem Reiseveranstalter oder Reisebüro. Es geht dabei um die Reservierung eines bestimmten Kontingents an Zimmern, die der Veranstalter für einen definierten Zeitraum zur Verfügung gestellt bekommt. Das Allotment-Konzept hilft Hotels, eine gleichmäßige Belegung zu sichern, und ermöglicht Reiseveranstaltern, ihren Kunden Zimmer in gefragten Hotels anzubieten.
Ein Allotment ist eine im Voraus festgelegte Anzahl von Hotelzimmern, die einem Reiseveranstalter oder Reisebüro für einen bestimmten Zeitraum exklusiv zur Verfügung gestellt werden. Diese Zimmer sind in der Regel zu einem festen Preis und für einen bestimmten Zeitraum gebucht, aber der Veranstalter muss sie nicht sofort zahlen oder fest buchen. Stattdessen hat er das Recht, die Zimmer bis zu einem vorher definierten „Release-Datum“ zu belegen oder ungenutzt zurückzugeben.
Das Allotment-Modell bietet sowohl dem Hotel als auch dem Veranstalter Vorteile:
Hotels können durch das Allotment ihre Zimmerkapazitäten besser planen und haben eine gewisse Sicherheit hinsichtlich der Belegung. Selbst wenn nicht alle Zimmer des Allotments verkauft werden, profitiert das Hotel von einer frühen Planung und möglicherweise von einem höheren Auslastungsgrad.
Reiseveranstalter haben den Vorteil, dass sie ihren Kunden eine Auswahl an Zimmern anbieten können, ohne diese sofort buchen oder bezahlen zu müssen. Dadurch können sie flexibler auf die Nachfrage reagieren.
Funktionsweise von Allotments
Die Vereinbarung eines Allotments erfolgt in der Regel im Rahmen eines Vertrages zwischen dem Hotel und dem Reiseveranstalter. Die wichtigsten Bestandteile dieser Vereinbarungen umfassen:
- Zimmeranzahl: Es wird eine bestimmte Anzahl an Zimmern für einen festgelegten Zeitraum reserviert.
- Zeitraum: Das Allotment gilt für einen definierten Zeitraum, oft für mehrere Monate oder sogar die gesamte Urlaubssaison.
- Preis: Der Preis pro Zimmer wird im Voraus festgelegt. Er bleibt unabhängig von eventuellen Preisschwankungen auf dem freien Markt während des Allotment-Zeitraums konstant.
- Release-Date: Dies ist das Datum, bis zu dem der Veranstalter die Zimmer belegen muss oder sie zurück an das Hotel freigibt. Das Release-Datum liegt üblicherweise einige Tage oder Wochen vor dem tatsächlichen Anreisedatum des Gastes.
Wenn der Reiseveranstalter bis zum Release-Datum keine Buchung für ein bestimmtes Zimmer vorgenommen hat, kann das Hotel dieses Zimmer wieder frei auf dem Markt anbieten. Somit gibt es keine Verpflichtung, dass der Veranstalter für nicht verkaufte Zimmer zahlen muss, solange sie vor dem Release-Datum zurückgegeben werden.
Vorteile von Allotments
Für Hotels:
Planungssicherheit: Hotels können ihre Belegung im Voraus planen und so besser kalkulieren, wie viele Zimmer durch das Allotment garantiert belegt sind.
Vermeidung von Leerstand: Auch wenn der Veranstalter das Zimmer nicht belegt, bleibt dem Hotel genug Zeit, das Zimmer nach dem Release-Datum wieder zu verkaufen.
Sichtbarkeit: Durch Kooperationen mit Reiseveranstaltern und Plattformen erreicht das Hotel eine größere Zielgruppe und kann seine Reichweite erhöhen.
Für Reiseveranstalter:
Flexibilität: Reiseveranstalter haben die Möglichkeit, eine große Auswahl an Zimmern anzubieten, ohne diese im Voraus buchen oder bezahlen zu müssen. Dies schafft Flexibilität und reduziert das Risiko.
Kostenvorteile: Da die Preise für das Allotment im Voraus festgelegt werden, können Reiseveranstalter von stabilen Preisen profitieren, auch wenn die Hotelpreise auf dem offenen Markt steigen.
Exklusivität: Reiseveranstalter können ihren Kunden den Vorteil bieten, auch in Zeiten hoher Nachfrage (wie z.B. in der Hochsaison) Zugang zu Zimmern in beliebten Hotels zu haben.
Herausforderungen und Risiken
Obwohl Allotments viele Vorteile bieten, gibt es auch einige Herausforderungen:
Unverkaufte Zimmer: Wenn der Reiseveranstalter die Zimmer nicht verkauft und sie nicht rechtzeitig zurückgibt, riskiert er, für nicht genutzte Zimmer zahlen zu müssen, sofern dies vertraglich so festgelegt ist.
Marktveränderungen: Da die Preise im Voraus festgelegt werden, können sowohl Hotels als auch Veranstalter bei starken Marktveränderungen verlieren. Wenn die Nachfrage plötzlich stark ansteigt, können Hotels möglicherweise höhere Preise auf dem freien Markt erzielen, während sie im Rahmen des Allotments an die festgelegten Preise gebunden sind.
Ein Allotment ist ein strategisches Werkzeug im Hotelmanagement und in der Reisebranche, das beiden Parteien – dem Hotel und dem Reiseveranstalter – Vorteile bietet. Es ermöglicht eine flexible und effiziente Nutzung von Zimmerkapazitäten, ohne dass ein hohes finanzielles Risiko eingegangen werden muss. Jedoch erfordert die richtige Handhabung eines Allotments ein gutes Management, um sicherzustellen, dass sowohl Hotel als auch Veranstalter von der Vereinbarung profitieren und Leerstände oder finanzielle Verluste vermieden werden.
